🏢 Guía para RRHH - Gestión de Licencias
🏢 Guía para RRHH - Gestión de Licencias
Sistema de Licencias y Dispositivos
El sistema utiliza un modelo de doble capa:
- Licencia de Empleado (hr.employee.license)
- Es el permiso general para usar el sistema
- Requisito previo para registrar dispositivos
- Estados: Borrador → Activa → Suspendida/Revocada
- Dispositivo Móvil (hr.device.license)
- Es el teléfono específico del empleado
- Vinculado a una licencia de empleado
- Relación 1:1 (un dispositivo activo por licencia)
- Estados: Pendiente → Activo → Suspendido/Revocado
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐ │ EMPLEADO: Juan Pérez │ │ ├─ 📄 Licencia de Empleado #123 │ │ │ ├─ Estado: Activa ✅ │ │ │ ├─ Tipo: Móvil │ │ │ ├─ Fecha activación: 01/11/2025 │ │ │ └─ Permisos: Check-in, Check-out, Historial │ │ │ │ │ └─ 📱 Dispositivo Móvil #456 │ │ ├─ Estado: Activo ✅ │ │ ├─ UUID: e4f6c360-1bd0-4d71-8174-4d4a179a9b6f │ │ ├─ Plataforma: iOS │ │ ├─ Modelo: iPhone 14 Pro │ │ └─ Última actividad: 16/11/2025 14:30 │ └─────────────────────────────────────────────────────────┘
Gestión de Licencias de Empleado
Estados de una Licencia
Borrador ──[Activar]──> Activa ──[Suspender]──> Suspendida
│ │
│ [Reactivar]
│ ↓
└────[Revocar]──────> Revocada
(IRREVERSIBLE)
| Estado | Descripción | Puede registrar dispositivos | Puede marcar asistencia |
|---|---|---|---|
| Borrador | Licencia creada pero no activada | ❌ No | ❌ No |
| Activa | Licencia funcionando correctamente | ✅ Sí | ✅ Sí |
| Suspendida | Licencia temporalmente deshabilitada | ❌ No | ❌ No |
| Revocada | Licencia cancelada permanentemente | ❌ No | ❌ No |
Crear Nueva Licencia
Ruta: RRHH → Asistencias → Licencias de Empleados → Nuevo
Pasos:
- Completar formulario:
Empleado: [Seleccionar de lista] Tipo de Licencia: Móvil Estado: Borrador (automático)
- Guardar (Ctrl+S)
- Activar Licencia:
- Click en botón "Activar Licencia" (header superior)
- Se enviará email automático al empleado
- Se registrará en auditoría
- Aparecerá mensaje de confirmación en chatter
Email que recibe el empleado:
De: RRHH Sistema <[email protected]> Para: [email protected] Asunto: ✅ Licencia de Asistencia Móvil Activada ¡Hola Juan! Tu licencia para usar el sistema de asistencia móvil ha sido activada. Próximos pasos: 1. Descarga la aplicación móvil 2. Inicia sesión con tus credenciales 3. Tu dispositivo se registrará automáticamente 4. Comienza a marcar asistencia Credenciales: - URL: https://tuempresa.odoo.com - Código de empleado: 680297373 ¿Necesitas ayuda? Contacta a RRHH. Saludos, Equipo de RRHH
Suspender Licencia
⚠️ Acción REVERSIBLE - Uso: vacaciones, baja médica, investigación
Requisitos:
- Licencia debe estar en estado Activa
- Usuario debe tener rol HR Manager
Pasos:
- Abrir licencia del empleado
- Click en "Suspender Licencia"
- Completar wizard:
- Razón: Vacaciones / Baja médica / Investigación / Otro
- Detalle: Explicación adicional
- Nota Interna: Solo visible para RRHH/IT
- Notificar Empleado: ✅ (recomendado)
- Notificar Manager: ✅ (opcional)
- Click en "Suspender Licencia"
Efectos automáticos:
- ✅ Estado cambia a Suspendida
- ✅ Empleado recibe email
- ✅ Registro en chatter
- ✅ Todos los dispositivos quedan inactivos automáticamente
- ✅ Empleado no puede marcar asistencia
Reactivar Licencia Suspendida
Pasos:
- Abrir licencia suspendida
- Click en "Reactivar Licencia"
- Confirmación automática
- Estado vuelve a Activa
⚠️ Nota: Los dispositivos permanecen suspendidos (deben reactivarse manualmente si es necesario)
Revocar Licencia
🚫 Acción IRREVERSIBLE - Uso: terminación de contrato, fraude, violación grave
⚠️ ADVERTENCIA: Esta acción NO se puede deshacer. El empleado perderá acceso permanentemente.
Requisitos:
- Usuario debe tener rol IT Admin (group_hr_hub_admin)
Pasos:
- Abrir licencia del empleado
- Click en "Revocar Licencia" (botón rojo)
- Completar wizard:
- Razón: Terminación de contrato / Fraude / Violación grave / Otro
- Detalle: Explicación OBLIGATORIA
- Nota Interna: Información confidencial
- Confirmación: Escribir exactamente REVOCAR
- Click en "REVOCAR PERMANENTEMENTE"
- Confirmar segunda advertencia
Efectos automáticos:
- ✅ Estado cambia a Revocada
- ✅ Registro se archiva (active=False)
- ✅ Todos los dispositivos se revocan automáticamente
- ✅ Email enviado al empleado
- ✅ Registro permanente en auditoría
Para recuperar acceso: Debe crear una nueva licencia desde cero.
Gestión de Dispositivos Móviles
Estados de un Dispositivo
Pendiente ──[Activar]──> Activo ──[Suspender]──> Suspendido
(auto) │ │
│ [Reactivar]
│ ↓
└────[Revocar]──────> Revocado
(IRREVERSIBLE)
| Estado | Descripción | Puede marcar | Color Badge |
|---|---|---|---|
| Pendiente | Dispositivo registrado, esperando aprobación | ❌ No | 🔵 Azul |
| Activo | Dispositivo aprobado y funcionando | ✅ Sí | 🟢 Verde |
| Suspendido | Dispositivo temporalmente deshabilitado | ❌ No | 🟠 Naranja |
| Revocado | Dispositivo cancelado permanentemente | ❌ No | 🔴 Rojo |
Restricción 1:1 (Un Dispositivo Activo por Licencia)
❌ INCORRECTO:
Empleado Juan → Licencia #1 → Dispositivo A (activo)
→ Dispositivo B (activo) ❌ ERROR
✅ CORRECTO:
Empleado Juan → Licencia #1 → Dispositivo A (activo)
→ Dispositivo B (revocado)
Motivo: Prevenir compartir licencias entre empleados (fraude).
Auto-Activación del Primer Dispositivo ✨
Funcionalidad: Cuando un empleado registra su primer dispositivo y su licencia está activa, el dispositivo se activa automáticamente sin intervención de RRHH.
Condiciones para Auto-Activación:
- ✅ Licencia del empleado está en estado Activa
- ✅ Es el primer dispositivo (no hay otros activos)
- ✅ Empleado tiene licencia válida asignada
Ventajas:
- ⚡ Experiencia de usuario fluida
- 🎯 Reduce carga de trabajo de RRHH
- 🔒 Seguro: Solo primer dispositivo, dispositivos adicionales requieren aprobación manual
Notificaciones Auto-Activación:
- ✉️ Email automático a RRHH informando de la auto-activación
- 📝 Registro en chatter del dispositivo
- 📊 Entrada en audit log (action_type: device_registered)
Activar Dispositivo Manualmente
Ruta: RRHH → Asistencias → Dispositivos Móviles
Cuándo usar: Segundo dispositivo, reemplazo de dispositivo, dispositivo adicional.
Requisitos:
- Usuario debe tener rol HR Manager
- Licencia del empleado debe estar Activa
- NO debe haber otro dispositivo activo para esa licencia
Pasos:
- Abrir dispositivo en estado Pendiente
- Verificar información:
- Empleado correcto
- UUID único
- Plataforma detectada (iOS/Android)
- Click en "Activar Dispositivo" (header)
- Verificar resultados:
- Estado → Activo
- Fecha de aprobación registrada
- Aprobador registrado
- Mensaje en chatter
Si intentas activar y hay otro dispositivo activo:
❌ ERROR: Dispositivo Duplicado Ya existe un dispositivo activo para la licencia de "Juan Pérez": • Dispositivo actual: iPhone 14 Pro • UUID: ABC-123-XYZ • Plataforma: iOS Para registrar un nuevo dispositivo: 1. Contacte a RRHH o IT Admin 2. Revoque el dispositivo anterior 3. Registre el nuevo dispositivo Esta restricción previene el uso compartido indebido de licencias.
Suspender Dispositivo
⚠️ Acción REVERSIBLE - Uso: dispositivo perdido, sospecha temporal, mantenimiento
Pasos:
- Abrir dispositivo Activo
- Click en "Suspender Dispositivo"
- Completar wizard:
- Razón de Suspensión: [Seleccionar]
- Solicitud del Usuario
- Incidente de Seguridad
- Dispositivo Perdido
- Dispositivo Robado
- Violación de Política
- Mantenimiento Temporal
- Investigación en Curso
- Otro Motivo
- Detalle de la Razón: Explicación adicional
- Nota Interna: Solo RRHH/IT
- Notificar Empleado: ✅
- Notificar Manager: ✅
- Razón de Suspensión: [Seleccionar]
- Click en "Suspender Dispositivo"
Efectos:
- ✅ Estado → Suspendido
- ✅ Empleado no puede marcar asistencia
- ✅ Mensaje en chatter
- ✅ Audit log
Revocar Dispositivo
🚫 Acción IRREVERSIBLE - Uso: dispositivo comprometido, fraude, reemplazo permanente
Requisitos:
- Usuario debe tener rol IT Admin (group_hr_hub_admin)
Pasos:
- Abrir dispositivo (cualquier estado excepto ya revocado)
- Click en "Revocar Dispositivo" (botón rojo)
- Completar wizard:
- Razón de Revocación: [Seleccionar]
- Terminación de Contrato
- Dispositivo Comprometido
- Brecha de Seguridad
- Violación Grave de Política
- Dispositivo Duplicado
- Reemplazo de Dispositivo
- Fraude Detectado
- Otro Motivo
- Detalle: Explicación OBLIGATORIA
- Nota Interna: Información confidencial
- Confirmación: Escribir REVOCAR
- Notificar Empleado: ✅
- Notificar Manager: ✅
- Notificar Seguridad IT: ✅ (si aplica)
- Razón de Revocación: [Seleccionar]
- Click en "REVOCAR PERMANENTEMENTE"
- Confirmar advertencia final
Efectos:
- ✅ Estado → Revocado
- ✅ Registro archivado (active=False)
- ✅ UUID queda permanentemente bloqueado
- ✅ Mensaje en chatter
- ✅ Audit log
Para registrar nuevo dispositivo: Empleado debe usar la app desde un nuevo teléfono.
Flujos de Trabajo Completos
Flujo 1: Onboarding de Nuevo Empleado
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 1. CREAR LICENCIA (HR Manager) │
│ • Empleado: Nuevo empleado │
│ • Tipo: Móvil │
│ • Estado: Borrador → Activar → Activa │
│ • Resultado: Email enviado al empleado │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
↓
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 2. EMPLEADO DESCARGA APP │
│ • Descarga desde App Store/Play Store │
│ • Inicia sesión con credenciales Odoo │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
↓
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 3. REGISTRO AUTOMÁTICO DE DISPOSITIVO │
│ • App detecta UUID y plataforma │
│ • Envía registro a servidor │
│ • Odoo crea hr.device.license │
│ • Estado: Pendiente → ✨ AUTO-ACTIVACIÓN → Activo │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
↓
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 4. NOTIFICACIONES AUTOMÁTICAS │
│ • Email a RRHH: "Dispositivo auto-activado" │
│ • Chatter: Registro de activación │
│ • Audit log: Trazabilidad completa │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
↓
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 5. EMPLEADO YA PUEDE MARCAR ASISTENCIA ✅ │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
Flujo 2: Cambio de Dispositivo (Teléfono Nuevo)
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ SITUACIÓN: │
│ Empleado tiene iPhone 12 (activo) → Compra iPhone 15 │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
↓
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 1. EMPLEADO INTENTA REGISTRAR IPHONE 15 │
│ • Descarga app en nuevo teléfono │
│ • Inicia sesión │
│ • App envía registro │
│ • Estado: Pendiente (NO auto-activa, ya tiene 1 activo) │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
↓
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 2. IT ADMIN REVOCA DISPOSITIVO ANTERIOR │
│ • Abre hr.device.license del iPhone 12 │
│ • Click "Revocar Dispositivo" │
│ • Razón: "Reemplazo de Dispositivo" │
│ • Confirmación: "REVOCAR" │
│ • iPhone 12 → Revocado (archivado) │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
↓
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 3. HR MANAGER ACTIVA NUEVO DISPOSITIVO │
│ • Abre hr.device.license del iPhone 15 │
│ • Verifica no hay otro activo │
│ • Click "Activar Dispositivo" │
│ • iPhone 15 → Activo │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
↓
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 4. EMPLEADO YA PUEDE MARCAR CON NUEVO TELÉFONO ✅ │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
Flujo 3: Dispositivo Perdido/Robado
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ SITUACIÓN: Empleado pierde su teléfono │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
↓
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 1. ACCIÓN INMEDIATA - HR MANAGER SUSPENDE DISPOSITIVO │
│ • Abre hr.device.license del dispositivo perdido │
│ • Click "Suspender Dispositivo" │
│ • Razón: "Dispositivo Perdido" │
│ • Notificar Seguridad IT: ✅ │
│ • Estado → Suspendido │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
↓
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 2. EMPLEADO NO PUEDE MARCAR (SEGURIDAD) │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
↓
SI ENCUENTRA TELÉFONO │ SI NO ENCUENTRA
↓ ↓
┌──────────────────────────────────┐ ┌─────────────────────────┐
│ 3A. REACTIVAR DISPOSITIVO │ │ 3B. REVOCAR PERMANENTE │
│ • Click "Reactivar Dispositivo" │ │ • IT Admin revoca │
│ • Estado → Activo │ │ • Estado → Revocado │
│ • Empleado puede marcar ✅ │ │ • Registrar nuevo │
└──────────────────────────────────┘ └─────────────────────────┘
Flujo 4: Terminación de Contrato
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 1. IT ADMIN REVOCA LICENCIA DEL EMPLEADO │
│ • Abre hr.employee.license │
│ • Click "Revocar Licencia" │
│ • Razón: "Terminación de Contrato" │
│ • Detalle: "Baja voluntaria - Último día 15/12/2024" │
│ • Confirmación: "REVOCAR" │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
↓
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 2. EFECTO EN CASCADA AUTOMÁTICO │
│ • Licencia → Revocada (archivada) │
│ • Todos los dispositivos → Revocados (archivados) │
│ • Emails enviados a empleado y manager │
│ • Audit logs completos │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
↓
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 3. EMPLEADO PIERDE ACCESO INMEDIATO │
│ • No puede iniciar sesión en app │
│ • No puede marcar asistencia │
│ • Registros históricos preservados (auditoría) │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
Matriz de Permisos
| Acción | Employee | HR User | HR Manager | IT Admin |
|---|---|---|---|---|
| LICENCIAS | ||||
| Ver propias licencias | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Ver licencias de otros | ❌ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Crear licencia | ❌ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Activar licencia | ❌ | ❌ | ✅ | ✅ |
| Suspender licencia | ❌ | ❌ | ✅ | ✅ |
| Reactivar licencia | ❌ | ❌ | ✅ | ✅ |
| Revocar licencia | ❌ | ❌ | ❌ | ✅ Solo IT |
| DISPOSITIVOS | ||||
| Ver propios dispositivos | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Ver dispositivos de otros | ❌ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Registrar dispositivo (API) | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Activar dispositivo | ❌ | ❌ | ✅ | ✅ |
| Suspender dispositivo | ❌ | ❌ | ✅ | ✅ |
| Reactivar dispositivo | ❌ | ❌ | ✅ | ✅ |
| Revocar dispositivo | ❌ | ❌ | ❌ | ✅ Solo IT |